Як внести зміни до штатного розпису: збільшення окладу, в зв'язку з оптимізацією

1. Чи можна внести зміни до штатного розпису або потрібно створювати нове?
2. Що робити, якщо потрібно зробити невеликі коректування?
3. зміна окладу
4. перейменування підрозділу
5. Скорочення штату
6. Внесення серйозних правок
7. Чи потрібно надсилати повідомлення співробітникам?

В основі прийому співробітників на роботу в яку-небудь організацію лежить не тільки потреба, а й внутрішні локальні акти, що визначають обсяг роботи і штатну чисельність.

Кількість працівників, яке потрібно підприємству для ефективного функціонування, ще на етапі створення повинно бути включено до штатного розпису. Законодавство дозволяє вносити зміни в цей документ, наприклад, з огляду на оптимізації кадрів або інший необхідності, що виникла в процесі роботи.

Зміст статті

Чи можна внести зміни до штатного розпису або потрібно створювати нове?

При формуванні штатного розкладу повинні обов'язково враховуватися цілі, поставлені перед компанією і обсяг майбутньої роботи, так як саме від цих показників залежить кількість необхідних співробітників. Ще один важливий чинник є грошова сума, виділена на формування окладів, розмір яких не повинен бути нижче, ніж закріплений в законодавстві.

Але, рідко яка компанія може пропрацювати без реорганізації, зливання або іншого видозміни, що веде до розширення зони обслуговування або зміни виду діяльності. Подібні нововведення не можуть пройти без збільшення / зменшення обсягу роботи, що в свою чергу може викликати дефіцит або надлишок працівників певної сфери.

Фахівців, що відповідають за актуальність затвердженого штатного розкладу, дуже хвилює таке запитання: які зміни ведуть до створення нового документа, а в яких випадках можна обійтися коригуванням попереднього варіанту?

Рішення проблеми носить строго індивідуальний характер. Так, якщо мова йде про невеликі зміни, то чинне штатний розпис просто доповнюється новою інформацією. Якщо ж керівник прийняв рішення про серйозні нововведення, що стосуються декількох відділів або установи в цілому, то доцільніше замінити старий документ новим.

Тепер трохи докладніше про будь-якому вигляді ... Коригування штатного розкладу допустимо при настанні наступних подій:

• на працівника перекладають інші обов'язки, тобто його переводять на іншу посаду;
• керівник вирішив змінити посадовий оклад певних підлеглих;
• трапилося перейменування посад в межах одного (двох) підрозділів;
• потрібно ввести / виключити вакантну посаду.

Серед суттєвих змін, що вимагають припинення дії старого штатного розкладу і створення нового, можна відзначити:

• реорганізацію установи, анулює дію раніше структуру;
• регулярно проводиться індексацію посадових окладів;
• зміна істотних умов праці працівників;
• перепрофілювання підприємства або зміну основного виду діяльності.

Чинне законодавство дозволяє кожного установі самостійно прийняти рішення про оптимальний порядок дій.

Тобто, якщо директор фірми, в підпорядкуванні у якого знаходиться 5 осіб, вважає, що підвищення щомісячного доходу головного бухгалтера і завідувача складом, є серйозною зміною, то він має право розпорядитися про складання і затвердження нового документа про штатні одиниці.

Що робити, якщо потрібно зробити невеликі коректування?

Причина необхідності зміни документа про штатні одиниці може таїтися в коригуванні ставок або впровадженні надбавок. Уряд щорічно переглядає МРОТ, що може викликати індексацію і збільшення розміру щомісячного доходу співробітників, якщо фінансові можливості організації дозволяють це здійснити.

В основі нововведень часом лежать результати бухгалтерської діяльності, наприклад, відомості про те, що прибутковість від основного виду діяльності знизилася, може стати приводом для проведення скорочення певних фахівців.

А якщо керівник відділу продажів доведе до директора інформацію про збільшення обороту продукції, що випускається, то останній може прийняти рішення про включення до штатного розпису додаткових робочих одиниць.

Для актуалізації чинного документа про наявні співробітників, можна використовувати один з наведених нижче способів:

• видання наказу про внесення коригувань до чинного розклад про штатних посадах;
• складання нового документа.

Увага! Кожного підлеглого, якого безпосередньо зачіпають вносяться зміни, необхідно офіційно повідомити шляхом направлення письмового повідомлення.

Якщо нововведення стосуються окладів, трудових функцій або перекладу підлеглого на інше робоче місце, то перед складанням нового штатного розкладу, потрібно впевнитися в згоді громадянина.

Якщо договір, який регламентує взаємовідносини роботодавця і працівника, коригується у зв'язку з організаційними або технологічними причинами, то фахівець з кадрів (інша особа, відповідальна за кадровий склад на підприємстві) повинен повідомити про це працівників не менш ніж за 2 місяці до вступу в силу намічаються змін . При цьому потрібно дотримати норми і вимоги, встановлені ст. 74 ТК РФ , А саме: запропонувати підлеглому іншу посаду, що відповідає його кваліфікаційним характеристикам і рівнем здоров'я. Слідом за позитивною відповіддю слід підписання додаткової угоди до основного договору про трудові взаємовідносини.

Якщо ж працівник протягом 2-х місяців, так і не зміг змиритися з пропонованими умовами роботи, то відносини сторін підлягають розірванню на п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ .

зміна окладу

Відповідно до діючої нормативно-правовою базою, зменшувати щомісячний офіційний доход працівників допускається тільки у виняткових випадках, наприклад, скорочення штатних одиниць. Тому зміни, що стосуються окладів або тарифних ставок, зазвичай носять позитивний характер. До речі, якщо мова йде про масштабні нововведення, які зачіпають кілька відділів або підприємство в цілому, то допускається одночасне внесення змін.

Отже, щоб збільшити заробітну плату своїм підлеглим, керівник (призначене ним відповідальна особа) повинен дотримуватися наведеної нижче інструкції:

1. Викласти на папері всі посади, щодо яких діє зміна тарифної ставки, впровадження надбавки і т.д.
2. Визначити розмір заробітної плати з урахуванням нового посадового окладу та інших доплат.
3. Створити і затвердити наказ, що закріплює вищевказані дії і визначає дату набрання ними чинності.

Кожен працівник повинен поставити свій підпис під даним наказом, яка свідчить про те, що він ознайомлений з документом. Але, ця дія не говорить про прийняття змін. Обов'язковим є складання додаткової угоди, що відображає основні нововведення. Вимога про письмове ознайомленні з наказом поширюється і на кадрового фахівця, так як саме він повинен актуалізувати всі інші папери, що зберігаються в особистих справах.

Наказ про внесення змін до штатного розпису зазвичай складається з 2-х частин: констатуючій і розпорядчої. Мета першої розшифрувати відбуваються в організації події, а другий - розпорядитися про оптимальний порядок дій.

перейменування підрозділу

Зміни, що зачіпають завдання, функції та обсяг роботи, що виконується тим чи іншим підрозділом, також слід відображати в штатному розкладі. Подібні події зазвичай ведуть до коригуванні істотних умов трудового договору (наприклад, функціональних обов'язків, прав працівника, режиму праці та відпочинку, порядку оплати праці і т.д.) і штатного розкладу. Відповідно, про затвердження подібних змін, також необхідно повідомляти співробітників попередньо - за 2 місяці.

Перейменування великого структурного підрозділу, що включає в себе велику кількість працівників, передбачає складання нового штатного розкладу, що тягне за собою складання наступних документів:

• пояснювальна записка, що обґрунтовує необхідність внесення коректив;
• розпорядження про здійснення змін;
• повідомлення, адресоване кожного підлеглого, якого безпосередньо стосуються нововведення;
• наказ, який стверджує новий документ про штатні одиниці;
• новий штатний розклад.

Ст. 57 ТК РФ говорить, що посада і відділ, в якому працівник безпосередньо працює, повинні відображатися в договорі, відповідно, їх зміну можна провести тільки при наявності згоди підлеглого, отриманого з дотриманням ст. 72 ТК РФ . Це означає, що кожен трудівник має бути повідомлений про майбутні події завчасно, як того вимагає ст. 74 ТК РФ .

При цьому, якщо мова йде про створення нового відділу, то нікому повідомляти за 2 місяці про зміни не потрібно, але це тільки до того моменту, поки всі посади в підрозділі є вакантними.

Скорочення штату

Скорочення штатного розкладу підприємства являє собою вивільнення вакантних робочих одиниць. Процедура є досить складною і повинна розглядатися в розрізі численних супроводжуючих факторів.

Держава в даному випадку також стоїть на боці працівників, тому про подібні зміни, роботодавець зобов'язаний повідомляти не менше ніж за 2 місяці в офіційному порядку.

Щоб зробити скорочення документа про штатних посадах, фахівець відділу кадрів повинен видати відповідний наказ, що пояснює причину що відбувається оптимізації компанії, наприклад, «в зв'язку з важким фінансовим становищем, підприємство змушене оптимізувати витрати на заробітну плату».

Розпорядча частина внутрішнього локального акту повинна включати наступні пункти:

• якого саме числа зі штату виводяться певні посади, в тому числі їх кількість;
• вимога про доведення інформації до відома підпорядкованих, яких вона зачіпає;
• пропозиція про вакансії, які підходять за рівнем кваліфікації та стану здоров'я підлеглих, які потрапили під скорочення.

Тут же можна розпорядитися про доведення даної інформації до центру зайнятості.

Для дотримання законності та правильної послідовності при здійсненні скорочення штатного розкладу, рекомендується створювати відповідну комісію, до складу якої бажано включати наступних працівників: керівника, головного бухгалтера, кадрового фахівця, юриста і т.д.

Зразок наказу про внесення змін.

Внесення серйозних правок

Штатний розклад - це один з основних локальних документів організації, що видається і затверджується ще на етапі реєстрації підприємницької чи іншої діяльності. Відповідно, внесення в нього змін обов'язково супроводжується складанням певних документів, а іноді, і отриманням необхідних погоджень.

так, ст. 135 ТК РФ вимагає, щоб перегляд щомісячного доходу працівників здійснювався з відома профспілкового лідера, а зміна найменувань професій бажано проводити в присутності юриста.

Серед документів, які супроводжують затвердження нового штатного розкладу або внесення нововведень в існуюче, можна виділити наступні папери:

• службову записку на ім'я керівника, що є підставою заходи;
• повідомлення, яке необхідно вручити кожному підлеглому, якого торкаються зміни, що вносяться;
• видання наказу, що описує зміни і порядок їх внесення.

Документи для скачування (безкоштовно)

Чи потрібно надсилати повідомлення співробітникам?

Чинне законодавство намагається всіляко захищати працівників, тому і в питанні коригування документа про штатні одиниці, вимагає, щоб працівник був попередньо повідомлений про плановані нововведення, якщо вони стосуються: щомісячного доходу, виконуваних трудових функцій, зміни назви професії та інших істотних умов.

Додатковий перелік підстав, які зобов'язують роботодавця, розсилати відповідні повідомлення працівникам, може бути викладено в трудовому договорі або внутрішньому локальному акті установи.

В даному відео міститься інструкція про те, як внести зміни до штатного розпису в програмі ЗУП 1С 8.3.